Tipps und Tricks

Die folgenden Seiten enthalten wertvolle Tipps und Tricks für die Arbeit mit TimePunch.

Urlaub, Überstunden und Gleitzeit

Welche Optionen existieren für Weihnachten und Sylvester?

Weihnachten und Sylvester sind keine offiziellen Feiertage, werden jedoch in den meisten Unternehmen mit einem halben Tag frei honoriert.

Lösung 1: An Weihnachten und Sylvester wird einen halben Tag gearbeitet, der Betrieb schenkt den Mitarbeitern einen halben Tag.

Sofern dies auch in Ihrem Unternehmen so ist, muss Weihnachten und Sylvester im Feiertagseditor von TimePunch eingepflegt werden. Beide Tage sind standardmäßig nicht als Feiertage hinterlegt, da sie offiziell keine Feiertage sind.

Zum Nachtragen wird der Feiertagseditor über den Menüpunkt „Extras / Feiertage bearbeiten“ geöffnet.

Jetzt muss das Land ausgewählt werden. Über die Schaltfläche „+“wird ein neuer Feiertag für „Weihnachten“ hinzugefügt. Wichtig ist dabei, dass die Markierung „1/2 Feiertag“ und das Datum korrekt gesetzt sind.

Lösung 2: Weihnachten und Sylvester sind frei zu nehmen

In diesem Fall können Weihnachten und Sylvester als Feiertag im Feiertagseditor eingetragen werden. Dementsprechend sollten die jährlichen Urlaubstage um 2 Tage reduziert werden. Dies ist entsprechend im Mitarbeiterprofil zu hinterlegen.

Wie zuvor beschrieben wird hierzu der Feiertagseditor geöffnet und ein neuer Feiertag für Weihnachten/Sylvester hinzugefügt. Im Gegensatz zur Lösung 1 sind Weihnachten und Sylvester als ganzer Feiertag einzutragen.

Lösung 3: An Weihnachten und Sylvester wird regulär gearbeitet. Sollte der Mitarbeiter einen freien Tag wünschen, muss er dafür Urlaub beantragen.

Dies ist die einfachste Lösung, da hierfür keine neuen Feiertage hinterlegt werden müssen. Der Mitarbeiter stellt einen Urlaubsantrag, der bei Genehmigung durch die Personalabteilung in TimePunch eingetragen wird.

Hierzu kann am 24.12. ein mehrtätiger Eintrag erstellt werden, bei dem die Dauer von mittags bis abends anzugeben ist.

Wie kann der Jahresurlaub eingestellt/korrigiert werden?

Die Anzahl der Urlaubstage pro Jahr kann in der Analyse über den Button „Erweitert“ verändert werden.

Wie kann ich die Überstunden auf 0 setzen, wenn die Zeiterfassung mitten im Monat beginnt?

Es muss ein Mehrtätiger Eintrag mit dem Projekt „Sonstiges“ und der Tätigkeit „Arbeitsfrei“ angelegt werden. Am einfachsten ist es den Ersten des Monats anzuwählen, dann mit einem Rechtsklick „Mehrtätigen Eintrag erstellen“ auszuwählen. Danach als Enddatum, das heutige Datum setzen und als Projekt „Sonstiges“ mit der Tätigkeit „Arbeitsfrei“ auswählen.

Sobald der Dialog mit „Ok“ verlassen wird, wird die Zeit bis zum heutigen Tag als Arbeitsfrei angezeigt und die Überstunden sind genullt.

Wie kann man einen fehlenden Urlaubstag mit Überstunden ausgleichen?

Dazu muss man in der Analyse das Register „Überstunden“ auswählen und dann auf „Erweitert“ klicken und zuerst 8 Std. ausbezahlen lassen.

Danach in der Analyse das Register „Jahresurlaub“ auswählen, dann auf „Erweitert“ klicken und danach 1 Tag zum aktuellen Jahresurlaub hinzuaddieren.

In Luxembourg ist es so, dass Feiertage, welche auf ein Wochenende fallen dem Arbeitnehmer zur freien Verfügung gutgeschrieben werden. Sind solche „Replacement Days“ in TimePunch umsetzbar?

Hier existieren mehrere Möglichkeiten.

1. Dem Mitarbeiter können die Stunden vom Wochenende als Überstunden gutgeschrieben werden.
   Dazu ist in der Analyse im Register „Überstunden“ auf die Schaltfläche „Erweitert“ zu klicken und bei „Fehlstunden ausgleichen“ die Anzahl der Stunden einzutragen, die der Mitarbeiter mehr zur Verfügung hat.

   

2. Oder die zusätzlichen Tage werden dem Jahresurlaub hinzuaddiert. In diesem Fall ist zu prüfen, wie viele Feiertage auf das Wochenende fallen und diese Tage dann dem Mitarbeiter als Plus zum aktuellen Jahr hinzuzufügen. Dies geschieht am einfachsten über die Analyse im Register „Jahresurlaub“. Hier muss wiederum der Dialog über die Schaltfläche „Erweitert“ geöffnet werden.
   

Wie kann der Urlaub für ein Jahr in der Vergangenheit geändert werden?

Dazu in das entsprechende Jahr in TimePunch wechseln und dann in der Analyse das Register „Jahresurlaub“ auswählen und auf „Erweitert“ klicken. Hier kann der Jahresurlaub jetzt entsprechend den Vorgaben angepasst werden.

Warum wird bei einem Mitarbeiter Resturlaub aus 2014 angezeigt, obwohl erst 2015 mit TimePunch gestartet wurde?

Die Resturlaubstage aus dem Jahr vor der Benutzung von TimePunch werden aus dem Mitarbeiterprofil aus den Einstiegsdaten ermittelt. Sind hier noch zusätzliche Urlaubstage eingetragen, dann werde diese als Resturlaub aus dem Vorjahr angezeigt.

Wie kann es sein, dass beim Mitarbeiter im Monatsbericht eine Kommazahl beim Resturlaub angezeigt wird?

In TimePunch ist es auch möglich stundenweisen Urlaub zu buchen. In diesem Fall wird kein ganzer Arbeitstag, sondern nur der anteilige Arbeitstag als Urlaub gebucht. Sollte dies nicht absichtlich geschehen sein, dann kann es ebenfalls durch eine nachträgliche Änderung des Arbeitszeitmodells geschehen. In diesem Fall weicht der bereits gebuchte Urlaub vom dann geänderten Arbeitszeitmodell ab. Daraus resultiert ebenfalls ein anteilig gebuchter Urlaub.

Die Empfehlung ist die Korrektur des anteilig gebuchten Urlaubs. Hierzu sollten die Monate rückwärts durchsucht werden, in welchem Monat in der Analyse im Register „Urlaub“ eine Kommazahl als Urlaub angezeigt wird.

Arbeitszeitaufzeichnung

Kann man nachschauen, wer eine manuelle Änderung am Zeiteintrag durchgeführt hat?

Ja, Administratoren haben das Recht in der Übersicht die Spalten „Geändert“ und „Geändert von“ anzuzeigen.

Wie kann es sein, dass ein Mitarbeiter abgemeldet wird, bevor er sich am Zeiterfassungs-Terminal abmeldet?

Sofern beim Mitarbeiter die PC-Zeiterfassung mit dem „TimePunch Watcher“ installiert wurde, wird der Mitarbeiter bereits beim Abmelden von Windows ausgetragen. Die zweite Abmeldung am Zeiterfassungs-Terminal hat dann keine Auswirkung mehr.

Ein neuer Mitarbeiter beginnt am 20. des Monats. TimePunch berechnet für die Zeit bis zum 20. einen negativen Überstundensaldo. Wie kann das verhindert werden?

Beginnt der Mitarbeiter erst Mitte des Monats, so muss die Zeit vom ersten bis zum Arbeitsbeginn des Mitarbeiters mit einem mehrtätigen Eintrag „Sonstiges / Arbeitsfrei“ genullt werden.

Existiert die Möglichkeit zur autonomen/automatischen Zeiterfassung?

Mit den entsprechenden Einstellungen lässt sich TimePunch so konfigurieren, dass dem Mitarbeiter keine Möglichkeit zur Manipulation der eigenen Arbeitszeit gegeben wird.

Hierzu sind folgende Schritte notwendig.

Das Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters sollte eine automatische Pause von 30 Minuten nach 6 Std. enthalten. Damit ist sichergestellt, dass immer die Pausenzeitregelung eingehalten wird.

Der Mitarbeiter darf nur das Recht zur Protokollierung der Arbeitszeit besitzen. Damit ist sichergestellt, dass der Mitarbeiter die einmal erfassten Zeiten nicht ändern kann.

Zudem sollten die Aufzeichnungs-Optionen so gesetzt sein, dass der Mitarbeiter die Protokollierung der Arbeitszeit nicht unterbrechen kann. Dies verhindert ein absichtliches Ausschalten der Protokollierung.

Ein weiterer wichtiger Punkt, ist die Aufzeichnung beim Sperren von Windows zu unterbrechen. Um nicht jede kleine Unterbrechung (z.B. Toilettengänge) direkt als Pause zu werten, empfiehlt sich die Einstellung von 15 Minuten Kulanzzeit.

Damit die Einstellung „Zeiterfassung beim Sperren von Windows unterbrechen“ greift, muss der Bildschirmschoner entsprechend konfiguriert werden. Dies kann auch über die Domänen-Einstellungen global für alle Mitarbeiter geschehen.

Wie kann eine Dienstreise unter „Reise“ angezeigt und als „Arbeitszeit“ gewertet werden?

Um folgendes Ergebnis zu erzielen ist wie folgt vorzugehen:

1. Die Mitarbeiter benötigen eine 100% Fahrtkostenanrechnung, damit die gesamte Reisezeit als Arbeitszeit gewertet wird.

Tipp: Am einfachsten geht es die Mitarbeiterliste in den Stammdaten zu exportieren, die Anrechnung in Excel zu setzen, und die Profile danach wieder zu importieren.

1. Die Tätigkeit „Dienstreise“ muss als Fahrtzeit verbucht werden / nicht als Arbeitszeit.

Dies ist in den „Stammdaten / Projekte“ zu ändern. Dort dann die entsprechende Tätigkeit bearbeiten und wie beschrieben aktualisieren.

1. Damit die Änderung bei den bereits eingetragenen Zeiten greift, müssen bestehende Einträge nochmal kurz geöffnet und danach wieder abgespeichert werden.

Das neu angelegte Mitarbeiterprofil kann in TimePunch Studio nicht ausgewählt werden. Was ist zu tun?

Damit ein neues Profil in TimePunch Studio ausgewählt werden kann, muss dieses nach dem Neustart von TimePunch als erlaubtes Profil ausgewählt werden. Dazu muss nach dem Neustart das Register „Erlaubte Profile“ ausgewählt und das neue Mitarbeiterprofil freigeschaltet werden.

Mitarbeiterverwaltung

Warum lassen sich Team, Abteilungen und Niederlassungen im Profil nicht einstellen?

Bevor die Gruppen im Mitarbeiterprofil eingetragen werden können, müssen diese über das Menü Stammdaten und dann Teams, Abteilungen oder Niederlassungen angelegt werden.

Erst danach können die einzelnen Gruppen im Mitarbeiterprofil ausgewählt und zugeordnet werden.

Wie kann man in TimePunch eine Namensänderung eines Mitarbeiters durchführen, z.B. bei Hochzeit?

Der Name des Mitarbeiters muss dazu nur im Mitarbeiterprofil angepasst werden. Dann werden alle Berichte mit dem neuen Namen gedruckt und auch angeschlossene Zeiterfassungsgerät über Nacht aktualisiert.

Ist es möglich einen Mitarbeiter mehreren Abteilungen zuzuordnen?

Nein, ein Mitarbeiter kann nur jeweils einer Gruppe (Team, Abteilung oder Niederlassung) zugeordnet werden. Dies ist eine technische Restriktion, die sich auch leider nicht umgehen lässt.

Es wird empfohlen daher auch die anderen Gruppenstrukturen zu nutzen.

Als Idee: Nicht nur Abteilungen bilden, sondern z.B. Teams anzulegen.
Mitarbeiter A kann dabei in Abteilung B und Team C sein.

Wie können Arbeitszeitmodelle angepasst werden, wenn diese in der Vergangenheit liegen?

Um ein Arbeitszeitmodell in der Vergangenheit zu ändern, bzw. anzupassen, muss das Startdatum des Arbeitszeitmodells zuerst ausgewählt und dann über die Schaltfläche „Neu“ bestätigt werden.

Danach wird das Arbeitszeitmodell entsprechend den Wünschen eingetragen.

Um eine Neuberechnung der Arbeitszeiten anzustoßen, muss ein Zeiteintrag aus dem ersten Monat nach Gültigkeit des neuen Arbeitszeitmodells geöffnet und kurz gespeichert werden. In Beispiel aus dem Februar 2016.

Projektzeiterfassung

Wie kann TimePunch zur reinen Projektzeiterfassung, ohne Anzeige von Überstunden usw., genutzt werden?

Um TimePunch zur reinen Projektzeiterfassung zu nutzen, muss das Arbeitsverhältnis im Mitarbeiterprofil auf „Reine Zeiterfassung, ohne Gleitzeitkonto“ umgestellt werden.

Warum werden im Bericht Projektstatus mehr Stunden angezeigt als beim Mitarbeiter?

In diesem Fall wurde dem Mitarbeiter in den Stammdaten ein eigenes Stundenkontingent eingeräumt. D.h. der Mitarbeiter darf unabhängig von den anderen Projektmitarbeitern auf ein eigenes Stundenkontingent buchen.

Ist es möglich in TimePunch „Home Office“ zu markieren?

Als Markierung für das Home-Office kann das Kennzeichen „vor Ort“ verwendet werden. In diesem Fall müssen alle Zeiteinträge, die es betrifft, markiert und dann mit Rechtsklick die Markierung „vor Ort“ gesetzt werden.

Installation / Wartung

Wie kann die Performance gesteigert werden?

Der Monatsabschluss, der in TimePunch durchgeführt werden kann, bietet große Vorteile. Als Erstes verhindert er ein versehentliches Löschen alter Einträge, da diese beim Abschluss gesperrt werden. Und zweitens bleibt die Leistung von TimePunch über die Nutzungsdauer stabil, da alte Zeiteinträge als gesetzt markiert sind und nicht mehr berechnet werden.

Aus diesen Gründen sollte der Monatsabschluss regelmäßig durchgeführt werden. Entweder durch den Mitarbeiter selbst oder zentral durch das Personalbüro für alle Mitarbeiter.

In TimePunch PRO kann der Monatsabschluss über das Menü „Extras / Monatsabschluss“ durchgeführt werden.

Es erscheint folgender Dialog.

Hier wählt der Mitarbeiter den Monat bis zu dem die Zeiteinträge abgeschlossen werden sollen. Durch einen Klick auf die Schaltfläche „Ok“ wird der Monatsabschluss durchgeführt.

Das Personalbüro kann den Monatsabschluss für alle Mitarbeiter durchführen, indem die Mitarbeiter in den Stammdaten selektiert und danach die Schaltfläche „Monatsabschluss“ ausgewählt wird.

Auch hier öffnet sich der Dialog für den Monatsabschluss. Nach Auswahl des zu sperrenden Zeitraums und nach Bestätigung durch die Schaltfläche „Ok“ werden alle Zeiten der ausgewählten Mitarbeiter bis zum gewählten Datum abgeschlossen.

Wie können Mitarbeiter ohne Änderungsrechte die Zeiten vom Smartphone nach TimePunch übertragen?

Alleine können das die Mitarbeiter nicht bewerkstelligen. Denn es fehlen ihnen die erforderlichen Rechte zur Übertragung der Daten.

Diese Restriktion hat folgenden Grund:

Wenn Mitarbeiter die Zeiten synchronisieren könnten, dann wäre es Ihnen möglich die Zeiten erst auf ein anderes Gerät zu exportieren (eventuell auch einen anderen PC), die Zeiten dort zu bearbeiten und dann wieder zurückzusenden. Sie könnten somit ihre eigenen Zeiten nachträglich ändern, obwohl ihnen dies anhand der Rechte Einstellung nicht erlaubt ist.

Workaround:

Als Workaround kann ein Mitarbeiter aus der Personalabteilung, der die entsprechenden Rechte besitzt, die Synchronisations-Mail erhalten und für den Mitarbeiter die Zeiten ins System übertragen.

Wie kann der TimePunch Watcher deaktiviert werden, wenn er nicht benötigt wird?

In Windows 7 muss der TimePunch Watcher manuell aus dem Autostart Ordner von Windows entfernt werden.

Bei Windows 8 und Windows 10 ist es möglich den TimePunch Watcher im Task-Manager von Windows zu deaktivieren.

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